التعاون مع أعضاء الفريق يساهم في زيادة الانتاجية يجدر تشجيع الموظفين على الابتكار أو مناقشة أفكار جديدة مؤتمرات الفيديو تساعد على ....
يعتبر العمل الجماعي جزءا من التعاون، ويعد أمرا أساسيا للنهوض والارتقاء في العمل، إذ تبين الدراسات أن جودة التواصل تعتبر أكثر قيمة من مقداره.
اقرأ أيضاً : نصائح لتكسب ود رئيسك في العمل
وغالبا ما يكون التعاون بين الفريق ضعيفا ومن المرجح ضعف هذا التعاون إذا كان أعضاء الفريق ليس لديهم رؤية أو أهداف مشتركة ، ليسوا على وعي بمسؤولياتهم وغير متفقين عليها، ما يؤدي إلى شعورهم بالارتباك أو أداء المهمة من أكثر من عضو
كما أن انعدام التواصل بين أعضاء الفريق، وعدم الثقة بعضهم ببعض وليس لديهم إمكانية التعبير عن القرارات المتخذة أو التغييرات المُطبقة على مشروع ما، عوامل تقلل من التعاون.
ويجدر تشجيع الموظفين على الابتكار أو مناقشة أفكار جديدة، من أجل التميز والوصول إلى الأهداف المنشودة .
وأظهرت الأبحاث، من جهتهاـ أن الشركات التي تُعزز نهج التعاون أكثر عرضة لزيادة أدائها بمعدل خمسة أضعاف.
وهناك أنواع من أدوات التعاون عبر الإنترنت لمساعدة أعضاء الفريق على التواصل والحفاظ على التناغم والانسجام عبر استخدام أدوات إدارة المشروعات، التي تحافظ على الأمور في مسارها الصحيح والمحافظة على قيادة المشروع بشكل منظم مع الحفاظ على أن يُنجز الجميع مهامه في الوقت المناسب، فبدلاً من الاضطرار إلى البحث عبر العديد من رسائل البريد الإلكتروني وإرسال العديد من رسائل البريد الإلكتروني إلى مختلف المتعاقدين، يمكن لقائد المشروع استخدام منصة مركزية لإعداد الجداول الزمنية وتعيين المهام وقياس التكاليف وإنتاج عروض مرئية للحالة العامة لكل جزء متحرك.
كما أن طلب تسجيل دخول أعضاء الفريق إلى أحد المواقع الافتراضية المركزية للتحقق من مهمتهم أو لتقديم تعليقاتهم على أمر يساعد على سريان الأمور بسلاسة وإنجاز المهام بسرعة.
وتساعد مؤتمرات الفيديو على الحصول على مزايا الاجتماعات وجها لوجه، ما يعني تجنب التكلفة والترتيبات التي تنطوي عليها الاجتماعات الشخصية للعمل تحسين العمل الجماعي، وبناء علاقات أفضل مع الفِرق التي تعمل عن بُعد، وتوفير تكاليف السفر.
وباستخدام مؤتمرات الفيديو، يمكنك أيضا مشاركة البيانات والمستندات والعروض التقديمية مع أعضاء الفريق في الوقت الفعلي. كما يمكنك بسهولة تسجيل الاجتماع لمشاركته مع من لم يتمكنوا من حضوره.
وتساهم دردشة المكتب بالحصول على إجابة سريعة عبر أدوات المراسلة الفورية المصممة لمكتبك، وهذا يعني إمكانية تدخل الأشخاص وحل المشكلات بسرعة ، إذ يقلل ذلك الاعتماد على البريد الإلكتروني وتسريع عميلة التواصل وإنجاز المهام
ويمكن لأعضاء الفريق التحدث مع بعضهم البعض من أي مكان وفي أي وقت، كما تسمح أدوات المراسلة الفورية أيضًا بمشاركة الشاشة من أجل اتخاذ القرارات بسرعة. ويساعد حفظ سجل الدردشة على التمسك بالقرار المتخذ ودعمه.
ويعمل إعداد المستندات في الوقت الفعلي على تمكين فريق العمل من العمل في نفس المستند وفي نفس الوقت، سواء كان المستند نصيا أو جدول بيانات أو عرضا تقديميا في PowerPoint.
ويفيد ذلك بتقليل حالات الغموض وتسريع عميلة التغذية المرجعية وتقليل الاعتماد على البريد الإلكتروني.
قد يعمل أعضاء الفريق من مكاتب مختلفة، ومع ذلك لا يزال بإمكانهم تحرير المستند معًا في نفس الوقت، حيث تعمل الحوسبة السحابية على تقليل وقت التأخير وتساعد الجميع على المساهمة بسهولة في المشروع.
ويحافظ التخزين السحابي مع إمكانية التحكم في الإصدار على نظامية الأمور، إذ أن تخزين مشروع أو تخزين المستند في السحابة هو أسهل طريقة لمعرفة أن كل من هو بحاجة إلى المستند يمكنه الوصول إليه في أي وقت ومن أي مكان في العالم.
وتتميز هذه الخاصية بإمكانية التعاون في الوقت الفعلي، ويعني ذلك أن الجميع يمكنه الوصول إلى الإنترنت فورًا، والعثور على إصدار محدد وحفظ نسخة إذا لزم الأمر، قبل إضافة التعليقات.
وتوفر هذه الطريقة الوقت، وتقلل الاعتماد على البريد الإلكتروني، وحفظ جميع إصدارات الملف في مكان مركزي.
ويتيح العرض التقديمي في موقع مركزي ردود فعل أسرع ويساعد في الحفاظ على تنظيم الإصدارات.
ويمكن استخدام واحد أو أكثر من أدوات تعاون الفِرق أن تزيد من الإنتاجية بشكل كبير، بصرف النظر عن المشروع الذي تعمل عليه.
وعندما يكون التفاعل بين أعضاء الفريق غير معقد، يسهل أيضًا بناء علاقة ما يؤدي إلى تحقيق نتائج أفضل للجميع.
